1. Objetivo del Cargo Administrar la operación diaria de la oficina, asegurando un entorno de trabajo eficiente, organizado y alineado con las necesidades del negocio. Asimismo, brindar soporte analítico y operacional al equipo comercial mediante la gestión de información, seguimiento de indicadores, elaboración de reportes y coordinación de procesos comerciales, contribuyendo a la toma de decisiones y al cumplimiento de los objetivos de ventas de la compañía. 2. Principales Responsabilidades y Funciones Administración de Oficina (Office Administration) Gestionar el funcionamiento integral de la oficina, asegurando la correcta disponibilidad de recursos, servicios e infraestructura para la operación diaria. Administrar la recepción corporativa y velar por una atención profesional a clientes, proveedores y visitantes. Coordinar la recepción, distribución y control de correspondencia, encomiendas y documentación corporativa. Gestionar las reservas de salas de reuniones y coordinar los requerimientos logísticos asociados. Administrar la relación con proveedores de servicios generales, suministros de oficina y otros servicios de soporte. Coordinar actividades internas, reuniones corporativas y eventos organizacionales. Mantener actualizados los archivos físicos y digitales de documentación administrativa y comercial. Velar por el cumplimiento de procedimientos administrativos internos y buenas prácticas organizacionales. Operaciones Comerciales y Análisis de Ventas Actuar como punto de apoyo analítico para el equipo comercial, asegurando la disponibilidad y calidad de información relevante para la gestión de ventas. Elaborar, consolidar y analizar reportes periódicos de ventas, pipeline, forecast, cumplimiento de cuotas, márgenes y desempeño comercial. Desarrollar y mantener dashboards e indicadores de gestión para la Gerencia Comercial y el equipo de ventas. Consolidar información proveniente de SAP, Excel, Power BI u otras herramientas corporativas para la generación de análisis comerciales. Realizar seguimiento a órdenes de compra, pedidos, facturación, backlog y oportunidades de negocio, asegurando la visibilidad oportuna para las áreas involucradas. Apoyar los procesos de planificación comercial mediante el análisis de tendencias de mercado, comportamiento de clientes y desempeño histórico. Colaborar en la preparación de presentaciones ejecutivas, revisiones de negocio y reportes gerenciales. Asegurar la calidad, consistencia y actualización de la información comercial registrada en los sistemas corporativos. Participar activamente en iniciativas de mejora continua, automatización de reportes y optimización de procesos comerciales. Soporte Administrativo Comercial Coordinar y gestionar documentación comercial asociada a licitaciones, contratos, órdenes de compra y requerimientos de clientes. Apoyar la preparación de propuestas comerciales y documentación requerida por el equipo de ventas. Hacer seguimiento a procesos administrativos vinculados al ciclo comercial. Coordinar la carga y mantenimiento de documentación en portales de clientes y plataformas de abastecimiento. Gestionar el archivo y trazabilidad de la documentación comercial relevante. Facturación y Control Documental Apoyar el seguimiento y control de los procesos de facturación y documentación comercial en SAP ECC. Verificar la correcta recepción y respaldo documental de órdenes de compra y antecedentes necesarios para los procesos de facturación. Realizar seguimiento al estado de documentos comerciales y administrativos en el sistema. Colaborar en el control y trazabilidad de facturas, notas de crédito y documentación de respaldo. Mantener controles y reportes relacionados con la actividad documental y comercial. 3. Requisitos del Perfil Formación Académica Técnico Nivel Superior o Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería en Administración, Ingeniería Comercial, Contabilidad, Control de Gestión o carrera afín. Experiencia Laboral Mínimo 3 años de experiencia en cargos de Office Administration, Sales Operations, Commercial Analyst, Business Support o funciones similares. Experiencia apoyando equipos comerciales y gestionando información de ventas. Deseable experiencia en empresas con operación comercial B2B. Conocimientos Técnicos Manejo de SAP ECC (preferentemente módulos SD y FI) Excel avanzado. Power BI intermedio o avanzado (deseable). Gestión y análisis de datos comerciales. Elaboración y seguimiento de KPIs. Manejo de reportabilidad comercial y análisis de ventas. Conocimiento de procesos de facturación y documentación comercial. Microsoft Office 365. Si cumples con el perfil, ¡Postula con nosotros!.

-Requerimientos- Educación mínima: Universitaria / I.P. / C.F.T.
1 año de experiencia
Edad: entre 18 y 65 años
Palabras clave: oficina, administrador, administrator, analista, analyst